| Вам нужно не только организовать, но и проконтролировать проведение конференции?
Проведение конференции отличается от организации конференции. Во время проведения конференции бывают разные ситуации, которые могут помешать заданным параметрам в организации конференции.
Проведение конференции делится на несколько этапов:
Разберём каждый этап поподробнее.
Подготовка: о подготовке мы писали выше - это организация конференций.
Использование специального оборудования – возможно, потребуется использовать мультимедийное оборудование, проектор, звуковые устройства, микрофон, флип чарт, всё зависит от целей мероприятия. В некоторых отелях не всегда есть необходимое оборудование, поэтому необходимо заранее позаботиться о его наличие работоспособности. Сотрудник SOL-O знают технологию проведения конференции и помогут выполнить необходимые задачи. Необходимо ознакомиться о том, какой из типов оборудования более выгодно использовать. Если это презентация, то часто используется проектор с слайдами или видео. Можно предложить LCD монитор небольшого размера и возможно его будет достаточно. Проведение конференции вносит необходимость проверить качество освещённости помещения. Во время проведения конференций бывают такие ситуации, что сотрудники, использующие оборудования делают ошибки. Которые, например, могут привести к сбою всей назначенной программы мероприятий. Поэтому следует выделить сопровождающего помощника, который будет следить за качеством проведения конференций. Переключили не тот слайд, поднесли близко микрофон, уменьшили звук в самом важном месте, в конце-концов возможно появится необходимость замены контролирующего. У нас есть отличные, проверенный партнёры, которые сталкивались с подобными ситуациями и знают, как оперативно решить проблему. Ведь потерять репутацию никто не хочет.
Выступление - проведение конференции на этом этапе должно учитывать следующие особенности: кол-во, состав участников, цели конференции, формат.
Во время выступления основная задача сделать так, чтобы участники максимально эффективно воспринимали информацию. О факторах влияющих на качество донесения информации: размер помещения, качество работа персонала, интерьер, освещение, об этом мы подробнее писали в организации конференции.
Во время выступлений участники задают вопросы, необходимо следить за тем, удобно ли им это делать, чувствуют ли они себя комфортно, возможно понадобиться изменить время подачи кофе брейков, если затянулась ключевая часть переговоров, может упасть конструкция, предназначенная для проведение конференции. Может быть - следует сделать потише музыку, предложить что-нибудь и т.д.
Завершение конференции – в заключительной части у всех участников должно сложиться хорошее впечатление о проведенной конференции. От этого будет зависеть качество достигнутых договорённостей.
Функцию проведение конференции в основном выполняют сотрудники отеля, но лучше провести дополнительный контроль, потому что задача сотрудников SOL-O это залог успешных перспективных отношений.
Компания SOL-O предоставляет все необходимые гарантии, прописанные в договоре обучающего семинара, конференции или с другой необходимой формулировкой. Мы делаем подробную калькуляцию со всеми необходимыми документами по отчётности. Нам доверяют многие юридические и физические лица. Цены на наши услуги являются рыночными, бывают скидки на корпоративное обслуживание. Касательно рисков, которые встают перед заказчиками. Проведение конференции – рискованное мероприятие, ведь потерять можно деньги, технологии. А, потеряв однажды репутацию, потом сложно вернуть. Сотрудники SOL-O, наши глубокоуважаемые партнёры понимают величину рисков которыми необходимо управлять. Берут на себя всю надлежащую ответственность. Мы анализируем и проводим тщательный мониторинг конкурентной среды, что даёт нам возможность предлагать лучшее по лучшим ценам и всем необходимым условиям. Уровень сервиса предоставляемого нашей профессиональной командой всегда является высоким.
Поэтому если Вы хотите чтобы поставленные Вами задачи в проведение конференции были выполнены, будем рады посодействовать в их выполнении.
P.S Проведение конференции - это ответственная работа специалиста. По практике сталкиваешься с отсутствием потребностей создать дополнительный контроль в проведение мероприятия. Необходимо понимать, что как бы профессионально не была организованна конференция. Могут быть ситуации в которых необходимо оперативно и качественно устранить проблему. Поэтому мы считаем, что экономить нужно разумно. Репутацию потом не вернуть, или очень затруднительно – лучше хорошо провести конференцию и быть готовым помочь в любой момент.
Заказы на организацию и проведение конфренции направляйте пожалуйста, по адресу corp-zakaz@sol-o.ru или звоните по телефону (495) 788-17-85 (495) 627-35-30 специалистам нашего отдела деловых поездок. |
